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  2017年12月13日(Wednesday) 08:33 JST

備忘録:大事な情報の管理手法をあらためる。- Evernote と OneNote

  • 2015年12月15日(Tuesday) 17:37 JST
  • 投稿者:
    cleverOne
      閲覧数
    2,718

 

きっかけは、1台の MacBook Pro で OSX と Windowsを稼働する環境が必要になって、大事な情報を両方の OSで操作した時の整合性の確保と、外出先でアカウント情報等を確認する機会が増えてきたため対策する必要がでてきた。

 

「紙」は動作が軽く1つの情報を1つのテキストファイルで管理する。本文の1行目がタイトル=ファイル名になるので、ファイル名の付け方をしっかり考えておけば保存情報の把握がしやすい。テキストファイルを直接エディターで開いて保存することもできる。

ただ、基本的にスタンドアロンでの使い方が前提なので、データの保存先はローカル機器に限定する。だから、外出先から自宅PCの「紙」へ情報を記録したり閲覧することは簡単にはできない。それに暗号化の機能がないから、通信でのやりとりは不向きであるし危険だ。

 

そこで、「紙」で記録してきた情報をこれからどう取り扱うかを考えることになった。

ポイントは情報の「共有」。「共有」と書いても他人と共有するのではなく、個人所有の端末間で情報を共有すると言う意味。それを踏まえて、情報の保存、維持、検索性、安全性・・・などなど、様々な要件をクリアし自分に合うソフトウェアやアプリケーションサービスは何だろうと検討してみた。

その結果、今は Evernote と OneNote しかないと判断した。

 

この2つはどちらもサービス仕様は似ている。詳細な解説は他に任せる。

ただ、どうしても私が必要としていた機能を有していたのは OneNote だった。それは「情報の分類」毎にパスワードが掛けられ暗号化が施されること。

 

 Evernote は、ノートのテキストにパスワードを掛けて暗号化する機能はあるが、ノートブックにパスワードを設定することができないので、その配下にあるノート全てに 1回でパスワードを設定して暗号化することができない。

この要望は昔からあるようで、数年が経過しても実現していない。(ちなみに Evernote は有料会員で使用中...)

 

 OneNote は、ページ(Evernote のノートの意味と同じ)の見出しにあたるセクションに、パスワードを掛けて暗号化することができる。セクションの配下にはページがあるので、それらを全てを暗号化することになる。しかもセクション単位で個別にパスワードが設定でき、時限ロック付きもグッド。

 

 

...数日考えてみた。

 

「紙」で維持管理している数百の情報を Evernote のノートに移し、そのテキストにいちいちパスワードを設定することは考えたくない。また、ノートブックの配下にあるパスワード付きのノートを跨って閲覧したい場合、その都度パスワードを入力することになるのが面倒だ。

 

そのため、必然と言うか自然と OneNote を採用することに決めた。

 OneDrive が必需品になるが、タイミングよく Microsoftが 5GB から 15GB へ変更を受付けるリリースを発表したので速攻で手続きをした。(タイミングは大事)

 

 

自分に言い聞かせる意味で、Evernote と OneNote の使用定義を書いてみる。

 

 Evernote は一般に公開されている情報や個人が保有するメモや記録文書など、公開リスクが低い書類を取り扱う。

 OneNote は Evernote で取り扱うことが難しい書類、機密性が高い書類を取り扱う。

 

...と定義してみた。上手く使い分けられるかは自分次第w

 

 

下記に OneNote の構成を記しておく。

 

[ノートブック]

Excel に例えるならブックファイルのこと。次の"セクション"をパッケージにしたもの。

[セクション]

Excel に例えるならシート(シート名)のこと。次の"ページ"を束ねたフォルダ名みたいなもの。

[ページ]

Excel に例えるならシートの1行の情報に相当。いわゆるデジタルページのこと。

ページにはページタイトル(件名)が付加されるので、1情報/1ページで書き込むことが望ましい。

 

(例)

-------

ユーザー登録  /// ノートブック

ハードウェア /// セクション ← ここにパスワード(A)が設定できる

IBM *** (1ページ)

NEC *** (2ページ)

SONY *** (3ページ)...

ソフトウェア /// セクション ← ここにパスワード(B)が設定できる

Microsoft (1ページ)

Adobe (2ページ)

Symantec (3ページ)...

-------

 

 OneNote は情報を分類してから記録するように作られている。 Evernote はノートを作成してから分類するようなイメージ。この辺はサービスの仕様方針の違いを感じる。

 それから、OneNote のセクションの1つであるクイックノートは使わない。クイックノートにメモする程度なら Evernote で充分。アプリの動作速度を考えると Evernote の方が断然良いから。

 

・・・さて、データを移さなきゃ。(笑)

 

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